8 points essentiels pour mieux gérer les absences de vos employés

Employés souvent en retard, qui quittent le travail avant la fin de leur quart de travail, qui appels souvent malades, qui prolongent leurs congés de fin de semaine et régulièrement absent le vendredi.

Cela ne te semble-t-il pas familier? Si oui, tu es probablement confronté à un problème d’absentéisme comme beaucoup d’autres employeurs.

Mais que faire dans ces situations ?

Il faut se rappeler que tant du côté de l’entreprise que celui de l’employé, il a certaines limites qui ne doivent pas être franchies lorsqu’on parle de la gestion d’absentéisme.

Même si c’est vrai que l’employeur a le droit d’obtenir une prestation régulière de travail et savoir ce qui se passe avec ses employés, l’employé est aussi protégé par la loi et a aussi droit au respecter sa vie privée.

Les absences protégées par la loi

Au Québec, la réglementation concernant les absences est très claire. Si le travailleur est au service de son employeur depuis au moins 3 mois, il a droit de s’absenter du travail pour différents motifs :

• maladie ou accident non lié au travail,
• obligations familiales liées à la garde, à la santé ou à l’éducation de son enfant ou de l’enfant de son conjoint ou sa conjointe
• d’obligations familiales à titre de proche aidant auprès d’un membre de la famille ou d’une autre personne dont l’état de santé l’exige
• don d’organes ou de tissus
• violence conjugale ou à caractère sexuel ou un acte criminel.

En effet, relativement aux maladies, dons d’organes et d’accident, la loi prévoit qu’un employé peut s’absenter jusqu’à 26 semaines sans salaire sur une période de 12 mois.

Pour un employé victime d’un acte criminel, celui-ci peut s’absenter jusqu’à 104 semaines sans salaire.

Dans chacun de ces cas, les deux premiers jours d’absence, communément appelée ‘’journée de maladie’’, sont payés. Ces journées n’ont pas à être consécutives et ne peuvent pas être reportées ou payées à la fin de l’année. Autrement dit, si ton employé ne les prend pas dans l’année, il va les perdre. Toutefois, pour en bénéficier, ton employé doit avoir minimalement trois mois de services continus.

Finalement, il faut mentionner qu’à l’échéance des délais d’absence accordés par la loi, le congédiement n’est pas une mesure qui s’applique automatiquement. En effet, afin de justifier un congédiement, tu dois démontrer que l’employé ne sera plus capable d’effectuer son travail après l’expiration de ce délai.

Bref, l’avis d’un de nos experts RH pourrait s’avérer un bon allié en pareille circonstance.

Être malade, ça peut arriver !

Un petit rhume, une grippe, une gastro, etc. Il peut tous nous arriver d’être malades. En tant qu’employeur, essaie d’être un peu plus compréhensif face à cela et tente de ne pas porter de jugement lorsqu’un employé appelle malade. Car penses-y, il n’a rien de pire que si tous tes employés sont malades en même temps.

Pourtant, la covid a été une excellente école pour nous démontrer comme c’est facile de transmettre des virus entre nous.  Alors, voici ce que tu devrais faire : Vraiment, dites-leur de ne pas venir travailler s’ils sont malades.  Car, employés malades égale baisse de productivité donc perte d’argent.

Mais, si les circonstances le justifient, tu peux demander à ton employé de fournir un certificat médical attestant les raisons et la durée de l’absence. Mais attention, le fait de s’absenter une journée ne justifie pas une raison suffisante pour exiger un billet du médecin. Les absences doivent être fréquentes, de longue durée ou douteuse afin d’exiger un tel certificat.

En effet, le projet de loi 68 (loi à favorisant à réduire la charge administrative des médecins) interdirait aux employeurs d’exiger un billet médical pour des absences de courte durée. Ce qui veut dire, pour les absences de 3 jours de nos employés, on oublie ça !

Le certificat médical et la légalité

La loi te permet, en tant qu’employeur, de demander un certificat médical pour valider une absence. Cependant, tu ne peux pas abuser de ce droit.

En effet, la loi accorde à l’employeur seulement le droit d’accès aux renseignements nécessaires concernant la nature de la maladie ou de la blessure soit :

• la date prévue de retour au travail ou de la prochaine visite médicale;
• la capacité de l’employé à accomplir ses fonctions; et
• le nom et les coordonnées du médecin.

Dans tous les cas, le droit d’accès aux renseignements médicaux ne s’étend pas à l’ensemble des représentants de ton entreprise. Tu dois t’assurer de protéger les renseignements personnels de tes employés.

En conséquence, nous te suggérons de nommer une personne responsable des dossiers médicaux de tes employés.  Ainsi, personne ne peut y avoir accès sans son autorisation ou celle de l’employé.  Tu protèges ainsi ton entreprise à la fuite d’information sensible qui constitue une atteinte à la confidentialité.

D’ailleurs, un petit conseil, toujours valider l’authenticité des certificats médicaux remis par vos employés. Garder à l’esprit que certains employés sont prêts à tout pour continuer leurs menteries.

 Absences fautives ou pas?

Tout d’abord, parlons de ce que signifie l’absentéisme avant d’aborder ce qu’est une absence fautive. On parle d’absentéisme lorsqu’un employé est habituellement absent du travail, malade ou prend des congés régulièrement.

S’il est normal de s’absenter de temps en temps pour cause de maladie ou d’urgence, c’est un problème lorsque ceux-ci se répètent et/ou que tu doutes de la véracité des raisons données pour justifier ses absences. Pour tout dire, généralement une absence fautive est intentionnelle et elle est de façon douteuse et fréquente.

Voici une liste d’exemples d’absences fautives :

• Départ hâtif : employé qui part avant la fin de son horaire normal de travail.
• Prolongation des pauses : temps de pause prolongé non autorisé.
• Retard : arrivée tardive.
• Absence non autorisée
• Absent régulièrement le vendredi et/ou lundi

Encore une fois de la discipline !

Eh oui, tu as deviné, pour mettre fin au fléau de l’absentéisme, tu n’auras pas le choix de mettre en place un plan d’action disciplinaire pour ceux qui ne respectent pas les règles. Dans ton plan d’action, c’est très important d’enregistrer la fréquence et la distribution des absences, les avertissements déjà émis, les efforts déployés pour réduire l’absentéisme de l’employé et les raisons invoquées par l’employé pour justifier ses absences.

Mieux vaut prendre en note toutes les absences dans une fiche de suivi du dossier d’absentéisme pour faire un meilleur suivi des absences de vos employés. Mais le plus important est : Sois clair dans tes demandes concernant l’absentéisme ! Il serait intéressant de te doter d’une politique claire concernant le l’assiduité au travail et la gestion de l’absentéisme.

Dans la politique, il est important de mentionner du comment aviser son absence et quel sera les sanctions pour toute absence répétée.  Donc, l’employé ne sera pas surpris de la sanction, car il était déjà au courant de votre mise en garde concernant les absences au travail.

⇒ (À télécharger) Fiche de suivi d’absentéisme de l’employé

⇒ (À télécharger) Lettre d’avis disciplinaire (formulaire)

Quel est le remède à l’absentéisme ?

Il n’a pas de remède miracle malheureusement. Mais, une chose qui est certaine est que tu dois faire une bonne gestion de l’absentéisme dans ton entreprise. Ceci-ci va te permettre de sauver gros ($$$) mais aussi d’arrêter l’hémorragie.

Pour faire une bonne gestion des absences au travail, tu dois faire tout d’abord faire une analyse du profil du dossier d’absentéisme soit d’obtenir ;

• Les données sur le taux d’absentéisme (Heures planifiées par mois – heures travaillées par mois X 100/heures planifiées par mois)
• Les types d’absences les plus fréquentes
• Les causes des absences les plus fréquentes
• Les journées d’absence les plus fréquentes

Bien entendu, à la suite à l’interprétation de ces résultats, tu vas pouvoir mettre en place des choses simples afin d’améliorer l’absentéisme. Qui sait, peut-être que l’absentéisme dans ton entreprise est un dû à un problème d’horaire, de transport ou de motivation au travail.

Quoi qu’il en soit, comme nous répétons à plusieurs reprises, vous devez avoir une communication transparente et ouverte afin de connaître les sources des problèmes dans votre entreprise. Fais preuve de proactivité dans la gestion de l’absentéisme, anticipe les problèmes en écoutant tes employés grâce à vos sondages de satisfaction et des entrevues de départ.