Entre avis verbal et congédiement : Comment s’y retrouver ?

En tant qu’employeur, vous devez parfois imposer des mesures disciplinaires à vos employés problématiques. C’est une situation très difficile et qui nous rend tellement mal à l’aise parfois. Après tout, personne n’aime se faire donner une tape sur les doigts! D’autant plus, si vous savez que celles-ci peuvent ultimement mener à un congédiement.

Dans certains cas, votre employé peut porter plainte à la CNESST et ce sera à toi de prouver les raisons de son congédiement et des mesures que tu as mises en place. Dans le pire des cas, le cas se trouvera devant le tribunal et tout le dossier disciplinaire sera examiné, évalué et questionné à la lettre.

Un vrai casse-tête ! Mais tu dois comprendre que le succès du congédiement de ton employé va dépendre de ta préparation lors de la gradation des sanctions.

C’est triste, mais c’est la réalité !

Qu’est-ce que la discipline et quel est son but ?

La gradation des sanctions disciplinaires est très importante dans une entreprise, car elle permet d’encourager les employés d’arrêter leurs comportements fautifs, de créer une équité interne, mais également de minimiser les risques de litiges.

En temps normal, la mesure disciplinaire vise à punir le comportement fautif et volontaire d’un salarié dans le but de l’amener à se corriger. Mais il peut arriver que le comportement fautif d’un employé soit involontaire. Comme par exemple, une baisse de rendement temporaire face à une situation personnelle difficile.

Dans ce cas, nous allons plutôt parler de plan de redressement ou d’aide à l’employé. En revanche, s’il est question d’une mesure disciplinaire, il sera alors nécessaire de respecter la gradation des sanctions avant de pouvoir procéder à une telle mesure.

La gradation des sanctions

Si tu souhaites faire une mesure disciplinaire, il sera nécessaire de prendre en considération plusieurs éléments. Cela vaut pour la gradation des sanctions, mais aussi pour le processus en général.

Le principe de la progression des sanctions implique généralement que l’employeur procède de façon graduelle dans l’imposition des mesures.

De façon générale, il y a :

• Un avis verbal;
• Un avis écrit;
• Une suspension de courte durée
• Une suspension de longue durée
• Un congédiement.

 Quand faut -il agir ?

Plusieurs situations peuvent justifier de donner un avertissement à un de nos employés.

 Voici quelques exemples :

• Comportement fautif
• Une mauvaise performance 
• Le non-respect des politiques internes
• Une conduite inappropriée envers les collègues
• Une conduite inappropriée envers l’entreprise

Malheureusement top souvent les superviseurs craignent de faire de la discipline. Ce qui fait en sorte qu’il est souvent trop tard pour le faire. Il est crucial pour l’ambiance de travail, la performance de votre équipe et l’image de l’organisation d’agir le plus tôt possible.

N’oublie pas, la mémoire est une faculté qui oublie, donc, nous suggérons d’attendre un maximum de 2 semaines pour remettre un avis. Sinon, ton employé aura déjà oublié son geste et ne comprendra pas la raison de la sanction et aura un sentiment d’injustice.

Les mesures à prendre

Il n’est pas facile de savoir comment agir dans toutes les circonstances. Évidemment, chaque situation est unique et une sanction plus ou moins sévère peut aussi s’appliquer. Ce qui veut dire, lors d’un évènement en particulier, il se peut que tu ne suives pas la gradation des sanctions proposée vue la gravité du geste par exemple.

Mais ce qu’il est très important de se rappeler est qu’il faut toujours être équitable dans le choix des sanctions. C’est-à-dire, peu importe l’ancienneté, l’âge, etcc.. Deux employés qui commettent le comportement fautif doivent avoir la même sanction.

Pour être certains d’être équitables, nous te suggérons d’utiliser notre grille des mesures correctives.  Cette grille va te permettre d’uniformiser tes interventions auprès de tes employés. Cependant, il ne faut pas utiliser cette grille comme une bible, car la gravité du geste ainsi que le manquement cumulatif de l’employé doivent influencer le choix de la gradation de la sanction. Si la conduite de l’employé est assez grave, il se peut qu’un congédiement immédiat soit nécessaire.

Le plus important est que vous devez vous servir de votre bon jugement.

Quelles sont les étapes à suivre pour donner un avertissement au travail?

Voici le processus afin de donner un avertissement de manière équitable.

Utiliser notre méthode RED.  Rencontre-Enquête-Décision

Rencontre one-on-one : Discute de la situation problématique avec l’employé concerné. De manière informelle, si possible. Il peut s’agir d’une simple conversation pour clarifier son point de vue et avoir sa version. Cette étape ne s’applique pas si la situation est déjà trop grave.

Enquête : Afin de bien comprendre la situation, tu dois recueillir les informations de la situation. Pourquoi ne pas utiliser un formulaire d’enquête afin de faciliter la prise de preuves.  Parle avec les témoins également, si possible. Et prends en compte la version de l’employé concerné.

Décision : Selon l’issue de votre discussion, de ton enquête et en fonction de la gravité de la situation, tu peux donner un avertissement verbal, écrit ou toute autre mesure appropriée. Nous te suggérons d’utiliser encore une fois notre grille des mesures correctives afin d’être équitable.

Finalement, tu dois organisation une rencontre plus formelle et explique la raison de cet avertissement ou de ta décisions. Tu dois fournir des directives claires sur la manière dont l’employé peut corriger la situation. Il est très important de le faire par une lettre écrite ou le formulaire à cet effet, même si c’est un avertissement verbal afin d’avor une preuve de cette rencontre.

⇒ (À télécharger) Tableau de gradation des sanctions

⇒ (À télécharger) Formulaire de mesure disciplinaire

Les recours des employés

Il est important de clarifier que le droit de gestion permet à l’employeur de donner des mesures disciplinaires à ces employées. La CNESST n’intervient pas dans le cas de gradation des sanctions.  Cependant, la CNESST protège les employés lorsqu’il s’agit d’un congédiement.

En effet, lorsque le congédiement est fait sans cause juste et suffisante et/ou ‘’déguisé’’ , la loi sur les normes du travail permet à l’employé de porter plainte. En fait, la loi est simple, si un employé à plus de 2 ans de service, il peut porter plainte pour son congédiement dans les 45 jours suite à son congédiement.

Oui, vous avez bien lu, l’employé doit avoir 2 ans de service afin d’avoir droit à ce recours. 

  Attention, les travailleurs de moins de deux ans de services sont tout de même protégés lorsqu’il s’agit de :  

• Être enceinte;
• Avoir pris un congé maladie;
• Refuser de travailler au-delà de ses heures habituelles de travail parce que sa présence était nécessaire pour remplir des obligations reliées à la garde, à la santé ou à l’éducation de son enfant ou de l’enfant de son conjoint, ou en raison de l’état de santé d’un parent.

La prévention avant tout

Afin de prévenir les problèmes de discipline, il faut définir des attentes claires pour vos employés. Afin de communiquer les attentes claires, commencer par la description de poste. Rien de mieux que de connaître son poste.

Les attentes peuvent être précisées de manière plus formelle dans :

• Le manuel de l’employé
• Les politiques
• Évaluation de rendement
• Règlements d’entreprise
• Formation

Les attentes doivent être réalistes, pertinentes et mesurables.

Rappelez-vous. Mieux vaut prévenir que guérir. Donc, communique clairement tes attentes à tes employés.

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