La paie de vacances : 3 facteurs à considérer pour payer correctement vos employés

Ah l’été ! En attendant impatiemment son retour, les employés te demandent quel sera le montant de leur prochaine paie de vacances.

Quand on parle de paie de vacances, on répond instinctivement « tu auras droit à 4% ». Mais ce n’est pas toujours exact. Même si dans le jargon populaire québécois, on utilise régulièrement le terme 4%, qui représente 2 semaines de vacances, les travailleurs peuvent avoir droit à plus de 4% de leur salaire annuel.

Donc, quelles sont les règles qui encadrent la fameuse paie de vacances ?

Dans cet article, tu découvriras le monde complet de la paie de vacances, soit : la durée du congé annuel, le calcul de l’indemnité, le moment de la prise de congé, les enjeux et bien plus encore.

Les vacances annuelles

Au Québec, les travailleurs à temps plein ou temps partiel ont droit à des vacances chaque année et à une indemnité, couramment appelée « paie de vacances ». La Loi sur les normes du travail établit la durée (temps) des congés autorisés et prévoit un calcul pour l’indemnité (argent) des vacances. 

Pour établir la durée (temps) et l’indemnité ($) des vacances de ton employé, il faut toujours tenir compte de 3 facteurs :

• l’année de référence (année de calcul);
• le nombre d’années de service continu de l’employé;
• le salaire brut de l’employé gagné pendant l’année de référence.

1 : L’année de référence, c’est quoi ? :

L’année de référence est la période de 12 mois consécutifs pendant laquelle ton employé accumule son droit au congé annuel. Autrement dit, les vacances en temps et en argent (indemnité) s’accumulent pendant cette période de 12 mois.  Normalement, le travailleur doit prendre ses vacances dans les 12 mois qui suivent la fin de l’année de référence, donc, l’année de référence suivante.

Dans la pratique courante, l’année de référence s’étend du 1er mai au 30 avril, mais tu peux, en tant qu’employeur, déterminer une autre période, selon ta politique de vacances .

⇒ (À télécharger) Politique de gestion des vacances

2 : Comment déterminer la durée (temps) du congé de mon employé ?

Pour déterminer la durée du congé de tes employés, tu dois tout d’abord connaître la date d’embauche ainsi que la durée de la période depuis laquelle l’employé travaille pour l’entreprise. En d’autres termes, la durée des vacances est en fonction du nombre d’années de service continu (sans rupture d’emploi) de l’employé.

La durée du congé correspond normalement à l’une des trois situations suivantes :

Voici un exemple concret afin de mieux comprendre :

 1 : Année de référence : 1er mai 2022 au 30 avril 2023

En date du : 01 mai 2023	Louis	Nicolas
Date d’embauche	1er janvier 2023	1er mars 2022
Service continu à la fin de l’année de référence	3 mois	Plus d’un an
Durée des vacances	3 jours	2 semaines

Alors, si vous avez bien compris, Louis aura droit à 3 jours de congés et Nicolas à deux semaines pendant la période du 1er mai 2023 au 30 avril 2024.

3 : Comment calculer la paie de vacances de mes employés ?

Quand tu connais la durée du service de ton employé et la durée des vacances qu’il y a droit, tu peux maintenant calculer son indemnité. L’indemnité est calculée en se basant sur son salaire brut gagné pendant l’année de référence et bien sûr selon son service continu.

Reprenons le tableau plus haut, en y associant l’indemnité :

Service continu à la fin de l’année de référence	Durée des vacances (temps)	Paie de vacances
Moins de 1 an	1 jour de congé pour chaque mois de service continu	4% du salaire brut
1 an à moins de 3 ans	2 semaines continues de congé	4% du salaire brut
3 ans et plus	3 semaines de congé	6% du salaire brut

Voici l’exemple concret en suivant les trois facteurs :

1 : Année de référence : 1er mai 2022 au 30 avril 2023

	Louis	Nicolas
Service continu	3 mois	Plus d’un an
Salaire brut	11 000 $	72 000$
Pourcentage	4%	4%
Paie de vacances	11 000$ x 4% = 440$	72 000$ x 4% = 2,880$

Donc, Louis aura droit à une d’indemnité de 440$ pour ces 3 jours de congé et Nicolas aura droit à 2,880$ pour ces 2 semaines de vacances. Bravo ! Maintenant, tu sais comment calculer la paie de vacances.

En revanche, quand faut-il la verser?

En règle générale, tes employés doivent absolument prendre des vacances pendant l’année. Évidemment, la loi ne permet pas qu’un employé reçoive sa paie de vacances tout en étant présent au travail pour avoir plus d’argent. D’un côté, c’est logique .

Cependant, certains employés font exception à cette règle :

• Les étudiants employés temporairement
• Les stagiaires
• Les employés saisonniers ou temporaires

Si c’est le cas, vous pouvez ajouter l’indemnité de vacances à chaque paie de ton employé. De cette façon, l’argent cumulé des vacances sera payé au fur et à mesure.

Lors de la prise de congé

La paie de vacances des employés lors des vacances doit être payée en un seul versement avant le début de ce congé ou en suivant les versements réguliers du salaire de l’employé.

Que faire dans le cas de vacances non prises ?

Comment mentionné plus haut les employés doivent absolument prendre du temps de repos. Au même titre, vos employés ne peuvent pas « perdre » leurs vacances non prises non plus. Alors que faire ?

L’employé a l’option de demander que ces vacances soient reportées à l’année suivante. Évidemment, tu as la possibilité de le refuser. Dans ce cas, l’indemnité devra être payée à la fin de la période de référence.

Nous t’encourageons à demander à tes employés de prendre leurs vacances. Car après tout, c’est bon pour leur santé et reviendras plus reposé. Donc, c’est gagnant-gagnant.

Fin de l’emploi

Dans le cas malheureux d’une fin d’emploi, que ce soit une démission ou un congédiement, l’employé a également droit à l’indemnité de vacances complète qui lui est due. L’indemnité due comprend les montants cumulés pendant l’année de référence précédente qui n’ont pas été pris ainsi que les montants cumulés durant l’année de référence en cours. Autrement dit, les vacances qui lui restent de l’année passée ainsi que ceux qui a accumulé jusqu’à son départ.

Date des vacances : Quand la période a-t-elle lieu ?

Tout d’abord, finissons-en avec les idées fausses sur le choix des vacances des employés. Ce n’est pas l’employé qui a le pouvoir de choisir quand il peut prendre ces vacances. Tu as le pouvoir, en tant qu’employeur, de choisir le moment des vacances et le processus d’approbation. C’est ce qui s’appelle « le droit de gérance ». Cependant, la loi exige à l’employeur d’informer les employés individuellement des dates permises pour les vacances, et ce, au moins 4 semaines à l’avance.

Pour éviter les mauvaises surprises, nous recommandons toujours de mettre en place une politique claire et facile à consulter. Vous éviterez ainsi les malentendus. Dans la politique nous recommandons également d’ajouter les détails concernant le fractionnement des vacances et les congés supplémentaires.

Et oui, en effet, ton employé peut demander de fractionner ses vacances s’il respecte les règles minimales suivantes :

Service continu à la fin de l’année de référence	Durée des vacances (temps)	Fractionnement
Moins de 1 an	1 jour de congé pour chaque mois de service continu	Une semaine ou moins ne peut être fractionnée.
1 an à moins de 3 ans	2 semaines continus de congé	Le fractionnement de semaine ne peut être refusé. Deux périodes d’une semaine.
3 ans et plus	3 semaines continues de congé	Pas tenu d’accorder plus de deux périodes.

D’ailleurs, il se peut que ton employé demande une semaine de plus de vacances. Et nous le comprenons, car 2 semaines ça passe trop vite. 

Tu sais, le mot vacances ne veut pas nécessairement dire paresseux. Non au contraire, c’est le meilleur remède pour laisser tes employées se ressourcer, prendre soin d’eux, passer du temps précieux en famille et revenir au travail plus reposé.  Alors, il est possible pour un travailleur qui a déjà pris 2 semaines de vacances de demander un congé supplémentaire d’une semaine sans salaire. Tu dois lui accorder ce congé.

Si un travailleur a droit à 3 semaines de congés ou plus par année, il peut demander un congé supplémentaire, mais tu as le droit de le lui refuser. Attention, la semaine de vacances supplémentaire ne veut pas nécessairement dire consécutives.

Pour conclure, les entrepreneurs comme toi ont souvent du mal à couper du travail et prendre des vacances.

Mais rappelle-toi, même les entrepreneurs ont besoin eux aussi des vacances pour se ressourcer.